N’attendez pas. Communiquez régulièrement avec vos employés. Faites le point sur ce qui fonctionne bien et sur ce qui doit être amélioré. Évitez d’ignorer le problème et de laisser la situation s’envenimer.
Changez votre état d’esprit. Dites-vous que la réunion se passera bien et que vous et votre employé bénéficierez de ce dialogue. Soyez positif, abordez la conversation avec énergie.
Planifiez la conversation. Pour ne rien oublier et ne pas perdre le fil de la conversation, notez les points essentiels et les autres éléments pertinents dont vous devez parler. Rappelez-vous que votre conversation est une discussion d’affaires. Soyez honnête et respectueux. Parlez du comportement ou de la performance en lien avec le travail.
Répétez ce genre de conversation. Même si vous n’êtes pas tout à fait à l’aise avec les jeux de rôles, ils sont tout de même une façon efficace de bien vous préparer, d’anticiper plusieurs scénarios et surtout de minimiser votre stress.
Contrôlez vos émotions. Que faire si la conversation est difficile et que les émotions prennent le dessus? Restez calme et concentré. Concentrez-vous sur le problème ou le comportement, et non sur la personne. Gardez votre objectivité et évitez de porter des jugements. Reconnaissez l’apport positif de l’employé.
Ayez une perspective empathique. Expliquez clairement l’objectif de la rencontre. Faites une pause et laissez l’employé rassembler ses pensées et ses émotions. Certains silences peuvent sembler malaisants. Dans le cadre d’une discussion difficile, il ne faut pas nécessairement chercher à remplir ces blancs gênants, mais plutôt les considérer comme des temps de pause, l’opportunité de laisser l’employé s’exprimer. Assurez-vous que l’employé comprenne bien que l’objectif est de résoudre le problème.
Faites une séance de remue-méninges. Apportez des points sur lesquels vous voulez réfléchir pour trouver des solutions avec l’employé. Posez des questions ouvertes afin que l’employé soit engagé dans la recherche de solutions.
Prenez une pause. Au besoin, si la conversation cesse d’être productive ou pour garder votre calme et vous recentrer. Prenez 15 minutes pour aller chercher un café ou visiter les toilettes, prenez un temps d’arrêt.
Acceptez de ne pas être d’accord. Il peut arriver que vous ne soyez pas d’accord sur certains points, mais trouvez un terrain d’entente en gardant à l’esprit les objectifs de l’entreprise, la relation de travail, la sécurité et la productivité.
Documentez les résultats, les décisions, les actions correctives et les prochaines étapes. Faites un suivi avec l’employé, les autres personnes impliquées, etc.
